5 errores para malgastar tu energía con el correo electrónico

¿Alguna vez has calculado el tiempo que malgastas con los correos electrónicos mientras trabajas? ¿Te has planteado el tiempo que van a gastar otras personas leyendo tus correos? ¿Has tenido la sensación de llevar todo el día con correos electrónicos, acabar agotado y no sentirte productivo? Para muchas profesiones, el correo electrónico es una parte esencial. Sin embargo, cometemos muchos errores que hacen que esta herramienta requiera más tiempo, atención y en definitiva, energía. Independientemente de tu profesión y el volumen de correos que recibas o envíes, necesitas un método que se ajuste a tus circunstancias y necesidades.

Si te sientes identificado ante esta situación, seguro que te puede interesar (y más si teletrabajas) evitar 5 errores para malgastar tu energía con el correo electrónico que te presento en este artículo. Además, indicaré las estrategias que hasta el momento yo voy utilizando para combatir errores comunes. Confieso que algunas me sigue costando aplicar siempre 🙂 Hace unas semanas escuché un interesante podcast sobre este asunto que también te puede ser de utilidad.

Antes, mira la primera hilera de letras de tu teclado del ordenador. QWERTYUIOP es según la Wikipedia el primer mensaje de correo electrónico enviado desde una red en el año 1971. Lleva más tiempo entre nosotros que Internet y es unos cuantos años mayor que yo… Mi cuenta de correo profesional de la Universidad de Murcia está activa desde 2005. Sin embargo, desde 2010 (al finalizar mis estudios de licenciatura) es cuando realmente comencé a utilizarla con mayor intensidad. Desde el principio la he utilizado para temas profesionales desviando el resto de asuntos al correo de Google.

Aunque he borrado algunos correos, no lo suelo hacer. Tengo 55583 correos en la bandeja de entrada y 15262 en la de salida. A dos minutos por correo (que siempre son más) de media, serían 98 días completos dedicados al correo electrónico. Esto sin contar los correos que van a la cuenta de Google con asuntos de compras, herramientas que utilizo, etc. No sé tú, pero que en 10 años haya podido dedicar un mínimo de 98 días de mi vida al correo electrónico no es algo que me haga sentir especialmente bien. Aquí los principales errores que he detectado hasta el momento con algunas de las mejores estrategias que he ido adoptado progresivamente.

1. Pensar que atender al correo electrónico es trabajar

Como profesor de universidad, tengo muy bien diferenciadas las tareas que son importantes y me hacen mejorar de las que no lo son. El correo electrónico para mí no es trabajo, es útil y necesario para organizar mi trabajo. Y esto es lo primero que te puedes plantear. El tercer hábito que Steve Covey describe en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva es: “establecer lo primero lo primero”. Si arrancas tu jornada de trabajo leyendo y respondiendo a correos muy probablemente te estarás moviendo más en las urgencias (casi siempre de otros) que en lo importante. Gastar nuestras limitadas energías a primera hora con el correo electrónico no parece que sea buena idea si quieres centrarte en lo importante y no urgente, es decir, lo que te hará mejorar.

2. No fijar un tiempo específico para gestionar el correo

El error anterior nos lleva al siguiente. Rara vez se me pasa un correo. No suelo tardar más de dos días en responder cada correo. Tampoco suelo solicitar que me reenvíen un correo (con lo que esto supone para la otra persona). Y te aseguro que no paso mucho tiempo con el correo abierto. Hay muchas maneras de asignar un tiempo para responder y escribir correos. Te cuento como lo hago yo actualmente.  Cuando estoy con el correo, estoy con el correo. En ese momento, eso es lo “importante”. Dedico normalmente dos momentos al día (depende del momento de la semana o del año). Uno de esos momentos es para organizar los correos recibidos. En este paso, no los leo ni los respondo. Esto lo hago todos los días.

En el otro momento (a veces son seguidos) empiezo a responder según la prioridad que le he dado al correo en el paso anterior. Evito a toda costa que esta atención al correo sea durante las primeras tareas del día en las que soy más productivo. Tengo claro que es una pena gastar mi mejor energía en atender al correo. No siempre lo consigo, que conste, pero en esa dirección voy.

3. No clasificar los correos recibidos

En el punto anterior decía que los organizo según prioridad, pero también por temática. Para ello utilizo carpetas. Es vital para luego recuperar correos anteriores de forma rápida y no tener que estar pidiendo al emisor que me lo vuelva a mandar. Cuido mi energía y respeto la de los demás siempre que puedo. Para prioridad utilizo “hoy”, “esta semana” y “no plazo próximo”. Todo depende del grado de urgencia e importancia que yo le doy. También tengo carpetas por temáticas. En mi caso, participo en varios proyectos de investigación e innovación, dirigo trabajos fin de máster, tesis, tengo dos alumnos internos, editor la revista RIITE, formaciones… Es decir, temas o proyectos muy diferentes.

4. No pensar antes de escribir un correo

Escribir un correo requiere planificación. No es tan fácil como parece. A veces, estamos en modo automático en plan súper “productivos”. A ver si te suena lo siguiente. Son las 14:50, tengo 10′ más antes de irme a comer y decido aprovechar para mandar todos los correos posibles, sin pensar… Primero, ¿es necesario mandar ese correo? ¿Tengo claro qué quiero pedir? ¿Para cuándo? Es fundamental que dejemos (me incluyo) de mandar correos eternos: 4 líneas para preguntar por el estado de toda la familia, 6 líneas para introducir y “situar” el tema, 4 líneas para explicar la tarea y 2 líneas de despedida, con muchos abrazos, besos, all the best, regards y todo lo que se nos ocurra para cerrar. Y claro, todo con mucha poesía y mostrando nuestra filosofía de vida…

El correo si está pensado, debe arrancar directamente con lo importante (plazo y lo que pides), es breve (aquí me tengo que aplicar más, el correo no es el único canal de comunicación…) se indica claramente qué se pide, a quién y para cuándo. Se acaba de nuevo con lo importante, por ejemplo, recordando la fecha de entrega. Utilizar guiones para dividir el correo ayuda, marcar con negrita lo importante también. Y por supuesto, es fundamental utilizar un buen asunto en el correo en el que se pueda ver claramente de qué va a ir ese correo. Por ejemplo: [RIITE] revisar maquetación.

5. Notificaciones+correo sincronizado en el móvil

Tengo configurado el correo electrónico en mi móvil. Esto es un peligro enorme. Cuando fui consciente empecé a quitar la sincronización los fines de semana. Después, por las tardes. Y desde hace varias semanas quité de manera permanente la sincronización. Así evito la tentación de consultar el correo en los tiempos “muertos” y “liarme” con cosas que no tocan. Y lo que es peor, echar un vistazo un correo antes de ir a la cama ¡terrible! Como te puedes imaginar, las notificaciones de correos que van entrando son un auténtico desastre para tu gestión de tiempo, atención y energía. No me enrollo con esta idea, quítalas directamente y verás resultados inmediatos.

Últimas tres ideas

– Cuando pienses antes de escribir tu correo, ten muy claro a quién va dirigido realmente. Valora mucho si es necesario poner a 10 personas en copia simplemente por “informarles” o lo que es peor, para que vean que estás trabajando y hacer una especie de rendición de cuentas. Normalmente, alguien responderá a ese correo y comenzará una cadena de correos costosa de seguir y que probablemente varios de esos destinatarios dejen de seguir. Al final la tarea sin hacer y nadie sabe lo que se pedía y a quien… Si es necesario informar a varias personas utiliza la opción copia oculta, así las futuras respuestas no provocarán las temidas cadenas de correos. Y si no hay más remedio, indica muy bien en ese primer correo, qué tiene que hacer cada uno y para cuándo.

– Una vez que has planificado el correo que vas a escribir, adjunta lo primero de todo el archivo que dices que vas a adjuntar. Deja para el final del todo los destinatarios. Así evitarás errores de enviar correos a medias o lo que es peor, enviar ese correo a quién no debes y meter la pata.

– Si partimos de la idea de que estar con el correo electrónico es organizar trabajo, es imprescindible tener nuestra agenda abierta. Correo que se responde o se envía con una fecha, tienes que apuntarla en ese momento en tu agenda o corres un riesgo importante e innecesario de perder esa fecha. Luego vienen los problemas…

Responder correos puede resultar incluso adictivo. Valora qué cosas son importantes para ti y el tiempo que no les estás dedicando. Luego analiza si el correo electrónico es una de esas cosa que te “roban” tiempo y energía casi sin ser consciente. Finalmente, pon en práctica algunas de las estrategias que te he ido contando y ve configurando y actualizando continuamente TÚ método, el que se adapte a tus circunstancias y evite cometer los clásicos errores.

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Ayuno digital intermitente

Tarde o temprano volveremos

Mi hijo no quiere estar en el sol. Incluso la luz le está molestando.

Por suerte y porque tengo salud entre los míos, ahora mismo empiezo a estar más preocupado en cómo va ser nuestra vuelta a la nueva realidad que, en cómo mantenerme sano con mi rutina confinada. Me preocupa también muchos hábitos que se puedan estar cogiendo ahora y que más adelante vamos a pagar. Con los menores probablemente lo vemos más claro. La enorme capacidad de adaptación que tienen hace que tanto los “buenos” hábitos como los “malos” los asimilen mejor. “La vida sigue y, más pronto o más tarde, el alumnado volverá a los centros educativos”. Este era uno de los titulares del artículo publicado por Juana Mª Sancho hace unos días. Ahora mismo, parece no preocupar demasiado, pero tal y como apuntaba Sancho, los problemas están creciendo de manera descomunal y exponencial y tarde o temprano lo vamos a pagar.

Hay uno de los aspectos que me genera inquietud: el uso desmedido que estamos haciendo de la tecnología y el impacto que está teniendo en la salud y sobre todo, el que tendrá después del confinamiento. Siendo optimista, este confinamiento es una excelente oportunidad para cambiar y aprender muchas cosas, puede que sea un extraordinario momento para aprender a usar la tecnología de forma saludable. Puede que sea el momento para aprender a (des)conectar y puede que el ayuno digital intermitente sea una interesante estrategia para hacerlo.

Lo vamos a pagar

Nuestro cuerpo necesita al menos dos horas diarias de exposición a la luz para poder tener, por ejemplo, un sueño nocturno reparador. Necesitamos movimiento y ejercicio. La silla es enemigo del cuerpo pero amiga de nuestra cultura. También necesitamos relacionarnos con los demás y estar en contacto con la naturaleza. Desconocemos cómo este confinamiento nos va  afectar. Un estudio citado en esta noticia afirma que el 43% por cierto de una muestra de población china tuvo síntomas de ansiedad y un 17% de depresión. En una revisión sistemática publicada recientemente, se analizó el impacto psicológico de cuarentenas anteriores. Dejo sus principales conclusiones tras seleccionar 24 estudios de 3166:

La mayoría de los estudios revisados ​​informaron efectos psicológicos negativos, incluidos síntomas de estrés postraumático, confusión y enojo. Los factores estresantes incluyeron una mayor duración de la cuarentena, temores de infección, frustración, aburrimiento, suministros inadecuados, información inadecuada, pérdidas financieras y estigma. Algunos investigadores han sugerido efectos duraderos.

Esta revisión sugiere que el impacto psicológico de la cuarentena es amplio, sustancial y puede ser duradero. Esto no sugiere que la cuarentena no deba usarse; los efectos psicológicos de no usar la cuarentena y permitir que la enfermedad se propague podrían ser peores. Sin embargo, privar a las personas de su libertad para el bien público en general es a menudo polémico y debe manejarse con cuidado. Si la cuarentena es esencial, nuestros resultados sugieren que los funcionarios deben tomar todas las medidas para garantizar que esta experiencia sea lo más tolerable posible para las personas. Esto se puede lograr: diciéndole a las personas lo que está sucediendo y por qué, explicando cuánto tiempo continuará, proporcionando actividades significativas para que realicen mientras están en cuarentena, proporcionando una comunicación clara, asegurando suministros básicos (como alimentos, agua y suministros médicos) están disponibles y refuerzan la sensación de altruismo que las personas deberían, con razón, sentir.

Buscar balance y control

El uso de la tecnología desmedido, sabemos que puede estar detrás de muchos de estos efectos psicológicos. En las que parece que serán las últimas semanas de confinamiento extremo, es un buen momento para analizar el uso que hacemos de la tecnología, el que le dábamos y el que le queremos durante nuestra “vuelta”.

Personalmente, antes de este confinamiento, ya me gustaba reflexionar y actuar en este sentido. No mirar el correo después de las 21:00, quitar la sincronización del correo en el móvil durante horas, alejar el móvil mientras trabajo, limitar el tiempo en Whatsapp, hacer ejercicio en el exterior, quitar las notificaciones de las apps que utilizo, hacer pequeños y grandes descansos…, eran algunas de las cosas que ya venía haciendo porque quería encontrar un balance entre mi “vida digital” y mi “vida presencial” y conseguir llevar una vida completa pero calmada. Coincido plenamente en estos consejos de Micah McGuire:

1. Encontrar balance entre lo digital y la presencialidad física y mental.

2. Cultivar la conciencia. Captar el tiempo que le dedicamos al entrenimiento, la comunicación, etc. Es decir, dónde gastamos nuestro tiempo.

3. ¿Por qué quiero cambiar? El cambio es interno, si tú no lo ves claro…

4. Seguir pequeños pasos.

5. No depender de que las herramientas controlen nuestros hábitos. Tomar el control interno.

Esta autora hace un símil entre la dietas detox y el “digital detox” para justificar su ineficacia. En ambos casos, alejarnos drásticamente de los alimentos y la tecnología fijando restricciones y sin cambiar hábitos, no producirá ningún cambio efectivo. “Vivimos en un mundo digital y aunque estemos lejos de la red digital, no podremos huir de nuestros hábitos”. El mundo digital está para quedarse, lo único que podemos hacer es adaptarnos. La idea es realizar ajustes pequeños y sostenibles a lo largo del tiempo. En el fondo, es estar más atentos y tomar el control.

Desde hace tres años, me gusta iniciar mis asignaturas con un reto que lanzo a mis estudiantes replicando este estudio. En el plazo de 7 días, mis estudiantes tienen que intentar conseguir estar 24 horas sin medios (móvil, ordenador, TV y tabletas). Ellos pueden elegir en qué momento lo hacen, entre semana, fin de semana, etc. Mi objetivo es que comiencen a reflexionar -de verdad- sobre el impacto que tienen las tecnologías digitales en sus hábitos de estudio y ocio. Pues bien, el 72% no consigue superar el reto. Si restamos 7 horas de sueño, vemos que no son capaces de estar 18 horas sin tecnologías…

Ayuno digital intermitente

Tras estas reflexiones, es momento de actuar. Medidas hay muchas, pero como decía, mejor ir dando pequeños pasos pero que sean sostenibles. Durante estas semanas de confinamiento he tratado de intensificar este balance. Para ello, me he fijado en un concepto que en nutrición y en el ámbito de los deportes de resistencia (practico triatlón) se está utilizando mucho desde hace un tiempo: el ayuno intermitente. Sus beneficios parecen claros, por no extenderme, la idea es concentrar la comida (saludable) en un menor número de ingestas, rechazando ese modelo de 5 comidas al día. Quien me conoce, sabe que siempre he creído necesitar comer cada 2-3 horas, ahora practico este estrategia y la verdad es que estoy muy contento. Recomiendo este blog para saber más.

Haciendo un símil de esta estrategia, y aprendiendo de nuestra propia natureleza, podría ser interesante practicar el ayuno digital intermitente. La idea es concentrar en determinados momentos (de forma planificada) el uso que hacemos de la tecnología, filtrando pequeños y grandes descansos de su uso. Hace unos meses fue noticia el ayuno de dopamina que hacían los expertos de Silicon Valley (si ellos lo hacen, será por algo…). El objetivo es controlar las muchas satisfacciones fugaces que la dopamina siempre busca conseguir. Esa búsqueda de recompensas (con un like, con un RT…) con actividades que no requieren esfuerzo y realmente no nos aportan beneficios. La idea es controlar y evitar de manera temporal este tipo de cosas que simplemente nos producen placer.

Te animo a que reflexiones sobre el coste de oportunidad que supone estar conectados más de la cuenta. Es decir, lo que dejas de hacer por estar haciendo cosas no productivas (con y sin tecnología). Esto te puede ayudar a ser más consciente, encontrar un balance entre lo digital y lo presencial, tomar el control de tu tiempo e ir creando TUS hábitos. Puede que el ayuno digital intermitente te ayude irónicamente a conectar más y mejor y sobre todo, te puede ayudar a conocerte mejor. “Sáltate la desintoxicación y apunta al balance digital en su lugar” (McGuire).

Mi rutina confinada: menos es más

“Las personas son cuidadosas con su propiedad personal, y sin embargo derrochan su tiempo con facilidad, precisamente con lo que deberían ser más avariciosos” (Séneca)

No tengo tiempo

Seguro que muy a menudo dices o escuchas frases como: “yo no tengo tiempo”, “me faltan horas”, “no puedo porque no tengo tiempo”… Personalmente hago un esfuerzo por no utilizarlas, pero, sinceramente, sigo sin conseguirlo… En estos momentos de confinamiento, si la salud lo permite, podemos aprovechar mucho el tiempo para seguir haciendo muchas cosas (recuerda que la diversidad de tareas enriquece el cerebro). Internet nos ofrece cientos de soluciones. Sin embargo, si no tenemos unos buenos hábitos de gestión del tiempo será imposible sacar partido a esta situación. Desde hace tiempo me gusta leer sobre productividad personal y profesional. Busco acercarme a la máxima de “menos es más”. No quiero hacer más cosas, quiero que sean útiles y mejoren mi percepción de felicidad. No quiero más.

Hay decenas de manuales, blogs, podcast con métodos y estrategias para la gestión del tiempo en este sentido. Lo importante no es querer poner en práctica todo lo que se dice. Para mí, lo determinante es ir configurando un método propio, que se ajuste al contexto de cada uno y que sea flexible para adaptarse a cada circunstancia. Si no tienes tiempo para acceder a este contenido (bueno, si tienes otras prioridades…), puede que te sirvan algunos de mis hábitos (y herramientas) que vengo realizando o que mejor me han funcionado a lo largo del tiempo.

Define un plan

Cualquier método (el más famoso GTD) que se precie sobre gestión del tiempo, trata ampliamente esta acción. Definir un plan implica tener muy claro quién soy en este momento y hacia dónde me gustaría dirigirme. Fijar unos objetivos claros, medibles y que sean lo suficientemente estimulantes para generar esfuerzo, se convierte en una de las tareas principales. Se suele recomendar mucho que estos objetivos estén conectados con nuestros valores. Personalmente, esto es una cosa que me encanta hacer. Me gusta, por ejemplo, planificar mis entrenamientos de triatlón a corto, medio y largo plazo. Pero cuidado con centrarnos mucho en planificar, no vayas a entrar en la llamada “parálisis por análisis”.

Mi rutina confinada

La que sea, pero tenemos que tener una rutina. ¿Abres el correo electrónico y comienzas a trabajar en función de lo que vayas recibiendo? A mí, me pasa muchas veces… Esto provoca, por ejemplo, que lo urgente vaya antes que lo importante. Y lo importante es realmente lo que te va a hacer mejorar. Dejo mi rutina actual adaptada a mi contexto (profe de universidad, con niño de casi tres años y deportista) y al periodo de confinamiento en el que nos encontramos.

1. Primero descanso. El día empieza cuando me acuesto para dormir. Me levanto sin despertador (entre 8 y 9). Me aseo, paseo con mi perrita y me siento a trabajar.

2. Miro el correo y termino de organizar el día. Máximo 15 minutos. El correo electrónico es “peligroso”, pero esto dá para otro post…

3. Dedico máximo 15 minutos para mirar la prensa (esto es algo que no solía hacer y echaba en falta) y Twitter.

4. La primera tarea a la que le dedico más tiempo es a la tarea que he marcado como más importante. Ojo, no la urgente, si no lo que es importante según mis objetivos ¡y no los de otras personas!

5. Después de un descanso en el que almuerzo (estoy probando el llamado ayuno intermitente), tomo algo de sol, juego con mi niño o directamente me permino “hacer nada”.

6. Antes de comer, me reservo un hueco a temas de formación, aprender cosas nuevas. Aprovecho para leer alguna investigación, podcast, vídeos, algún curso, etc. Cosas que me harán mejorar.

7. Después de la comida hago una siestecita y me pongo algún podcast. Busco que sea de temáticas diferentes a la Tecnología Educativa.

8. Ya por la tarde, dedico otro rato a resolver otras tareas que me requieren menos concentración.

9. Vuelvo a revisar el correo para planificar el día siguiente.

10. Realizo 5 minutos de meditación para “limpiar” y bajar revoluciones. Como sigo siendo principiante, utilizo la app Headspace.

11. Dedico entre 45 minutos y una hora para hacer deporte. Movilidad, fuerza y rodillo con mi bici. En confinamiento no dá para mucho más, ya volverá mi yo triatleta 🙂

12. Después, tiempo para la familia, jugar, “hacer nada”, ver un peli de dibujos…Es decir, dejar tranquilo al cuerpo.

Las distracciones que ofrece la tecnología son adictivas

Las empresas de tecnología invierten millones de euros en investigar y estudiar la manera de captar nuestra atención y “robar” nuestro tiempo. Además de regular su uso realizando “ayunos digitales” las utilizo -entre otras muchas cosas- para organizar mi tiempo. Algunas de las herramientas que me funcionan son:

– Correo electrónico: utilizo carpetas para ir clasificando los diferentes correos, según el proyecto, su importancia o la fecha de respuesta.

– Trello: esencial para organizar todo mi trabajo en grandes categorías por proyectos y tareas.

– Toggl: mi última incorporación. Utilizando los mismos proyectos que tengo en Trello, monitorizo el tiempo que dedico a cada uno. Esto me ayuda a ser consciente de en qué invierto mi tiempo y tomar decisiones en base a ello

– Google Calendario: incluyo los eventos y las tareas (importante separar esto) que se sincronizan con Trello.

Para mí es fundamental que todo sea en digital. Todas estas herramientas tienen app para el móvil por lo que siempre llevo “mi plan” encima. En otros post -más adelante- trataré de hablar algo más sobre cómo funcionan estas herramientas y las estrategias que utilizo. Me ayudan a resolver el problema de dedicar mi tiempo a lo que toca en cada momento.

Te animo mucho a que comiences a valorar tu tiempo ¡y el de los demás! Como decía al principio, no busco hacer más cosas, busco tener tranquilidad y hacer las cosas lo mejor que pueda en cada momento. ¿Quién no desea ambas cosas? Recuerda, menos es más.

Notas:

-La frase de Séneca del inico del post ha sido extraída del programa Invicto.

– Acceso a la imagen destacada del post: https://pixabay.com/images/id-620397/

En busca de productividad personal y profesional

Como parte de una de las tareas del curso “La gestión eficaz del tiempo: técnicas y herramientas” impartido desde la Universidad de Murcia por José Vicente Martínez, iré creando en las próximas semanas varios posts a modo de resumen de todo aquello que me haya resultado de interés, bien sea alguna frase, lectura, enlaces, vídeos, etc.

Antes de nada, ¿por qué hago este curso? Desde hace varios meses, y de manera progresiva, mi sensación de improductividad (personal y profesional) ha ido en aumento, a la par que se elevaba el grado de insatisfacción por no disponer del tiempo necesario para aquellas acciones que para mí son importantes. Al menos en mi contexto de trabajo (la Universidad) es común tener conversaciones con compañeros (y alumnos también) en las que continuamente aparecen frases como: “no tengo tiempo”, “estoy agobiado”, “se acaba el plazo”, “lo urgente va antes que lo importante”, etc. Es cierto que hay días, semanas e incluso épocas en las que parece que no hay más remedio que vivir en ese estado, e incluso acaba teniendo sus resultados positivos. Sin embargo, hay cambios, nuevas situaciones, que invitan a reflexionar sobre el estilo de trabajo (y de vida) que uno viene siguiendo. Es en este escenario en el que recientemente me he encontrado, no deseo vivir con la sensación de no tener tiempo y mucho menos de no ser productivo. La solución más rápida sería hacer menos cosas, tener menos retos, pero no es precisamente una opción que haya contemplado. La alternativa pasa por ser más productivo, en definitiva aprovechar mejor el tiempo.

¿Cómo hacer esto? Pues es lo que espero aprender y sobre todo HACER durante este curso. La idea es cambiar, modificar mi método de organizar el tiempo buscando una ruta distinta a la habitual, aquella que hasta la fecha ha funcionado pero que necesita una renovación urgente.

Si acabas leyendo sobre este tema (productividad) seguro que pensarás que son cosas obvias, y es cierto, pero la clave sin duda pasa por ponerlas en práctica y antes de eso, tienes que tener claro que necesitas cambiar tu forma de trabajar, si no es así, no pierdas el tiempo leyendo estas cosas porque puede que ni te haga falta 😉

A continuación muestro mis apuntes del módulo I del curso, basados en los recursos proporcionados en el mismo. Al final del post incluyo una lista de referencias bibliográficas que se han utilizado para la elaboración de estos recursos.

•  En lo que a productividad personal se refiere, va a ser necesario concienciarse de la importancia de tener el control sobre aquellas tareas que para nosotros son importantes y requieren de nuestra intervención o de terceros, y esto, cuando el volumen es considerable, pasa por tener en soporte físico, y no confiando en nuestra memoria, estas acciones a realizar.
• Lectura “la lista diaria de tareas” . Interesante estrategia para organizar nuestro flujo de trabajo, actividades y tareas diarias. La idea es clara, si liberamos de la memoria las cosas que tenemos que hacer, quizá podamos invertir ese esfuerzo y energía en ser más creativos en nuestro trabajo.
• En el vídeo de “obstáculos que te frenan” de David Valín (no está en red :-/) se incluyen acciones que entorpecen nuestra productividad: no definir los objetivos, exceso de información, no tener un plan definido para lograr los objetivos, falta de compromiso con los objetivos, ir en modo apagafuegos, las interrupciones, cambiar tarea constantemente, ser perfeccionista y querer hacerlo todo uno solo.
• Una de las pequeñas tareas que hemos tenido que hacer es la realización de una definición de tiempo a partir de las características vistas en los contenidos. Aquí la mía: “es el recurso más preciado que todos tenemos por igual. Su control es una de las acciones más deseadas, siendo imposible, solo podemos tratar de controlar las acciones que hacemos con el tiempo. Es limitado y se consume de manera uniforme”
• Dejar de hacer unas cosas para poder hacer otras es uno de los secretos del uso eficaz del tiempo.
• Lectura “La efectividad y los huevos de oro“: El paradigma efectivo, según Covey, es el de buscar la efectividad mediante el equilibrio entre dos variables, los recursos (la gallina, tu mismo) y lo que se produce (los huevos de oro, tus resultados).
• Una de las causas que nos arrastran en la pérdida de tiempo son los hábitos obsoletos a los que nos aferramos pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido.
• Libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“.
• Vídeo “Intenta algo nuevo por 30 días“
• Vídeo “Creación y adaptación de nuevos hábitos“
• Lectura “7 Ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos“
• Hacer muchas cosas no es lo mismo que hacer las cosas adecuadas. Con mucha frecuencia no somos conscientes de esa diferencia porque no analizamos la naturaleza de las tareas que incluimos en nuestra lista. Cómo hacer mucho en poco tiempo: en productividad, la ley de pareto dice que el 80% del éxito de una persona proviene del 20% de su esfuerzo. De todas las cosas que hacemos a lo largo de nuestro día, sólo el 20% importan realmente. El truco consiste en descubrir cuál es ese 20%, es decir, cuáles son las actividades críticas que producen el 80% de nuestros resultados. Tomar esa decisión sobre la tarea en concreto y ponerla por escrito te aporta mayor claridad y te permite enfocarte constantemente en las actividades realmente críticas.

Referencias bibliográficas utilizadas para la elaboración de los recursos proporcionados en el curso:

• Arraiza Sada, B. “Un enfoque analítico y práctico sobre la gestión del tiempo”. www.navactiva.com
• Bly, Robert W. (1999). “101 Ways to Make Every Second Count: Time Management Tips and Techniques for More Success With Less”, Editorial Career Press.
• Celis Maya, Juan Sebastián, “Creación de hábitos” (www.youtube.com)
• Gleeson, K. (1996). “El programa de eficiencia personal. Como organizarse para hacer más trabajo en menos tiempo”, McGrawHill, México.
• Heyel, C. “Como debe organizar el Director su propio trabajo”, Colección Gestión, Editorial Deusto, España.
• Koontz, H. (2005), “Administración: una perspectiva global”, Editorial Mc Graw Hill, México.
• Manzini, M. (2003). “Time Management”, McGraw-Hill, USA.
• Matt Cutts – Intenta algo nuevo por 30 dias (www.youtube.com)
• McCay, James T., “El manejo del tiempo”, Editorial Herrero Hermanos, México, D.F.
• Modern Business Reports (MBR), “Cómo controlar su tiempo. Cómo hacer que su tiempo trabaje para usted y no en contra de usted”, Alexander Hamilton Institute, Inc., USA.
• Ortiz, Rosa – “¿Tu lista to-do es realmente eficaz?, (http://networkedblogs.com/KZClp)