Del caos al orden: guía para convertir la información en conocimiento

La abundancia de información, la creciente necesidad de aprendizaje continuo, el desarrollo de tecnologías que comparten o generan contenido, la información fragmentada, el uso de múltiples dispositivos electrónicos y el aumento de profesiones basadas en el conocimiento provocan que necesitemos un sistema eficiente de gestión de la información y el conocimiento.

Este sistema nos permitirá organizar y dar sentido a toda la información que consumimos.

Lo importante no es cuántos libros o artículos puedes leer, sino cómo capturas la información clave, la organizas con sentido y la utilizas cuando la necesitas. En otras palabras, cómo conviertes la información en conocimiento.

Gestión de Información y Conocimiento

Con este artículo, inicio una colección con la que podrás tomar ideas para crear tu propio sistema de gestión de información y conocimiento. Te voy a presentar lo que utilizo actualmente. No es el mejor ni el definitivo, siempre está en continua evolución.

No adoptes el pack completo si te abruma o simplemente no necesitas todo. Toma ideas, pruébalas durante un tiempo y quédate con lo que te funcione.

En esta primera entrega, te muestro el proceso completo con algunos detalles, herramientas que utilizo y estrategias. Sin embargo, mi intención es desglosar este sistema en futuros artículos para poder entrar en más detalles.

Ventajas de una gestión eficiente en la era digital

Una persona que gestiona adecuadamente la información y el conocimiento no solo es capaz de manejar grandes cantidades de información, sino que tiene las competencias para convertirla en aprendizaje, productos, recursos, publicaciones, servicios, etc.

Es una persona habilidosa para recopilar, clasificar, almacenar, buscar, recuperar y compartir información y conocimiento en su actividad profesional o personal. No se sobrecarga con información y reduce la probabilidad de distraerse con contenido innecesario.

El problema es que estas habilidades, tan necesarias, no se suelen valorar ni desarrollar adecuadamente durante nuestro paso por el sistema educativo. Un estudio publicado poco antes del boom de la IA Generativa, en el que participaron 2054 estudiantes universitarios españoles de último curso, indicó que estos tienen un autoconcepto positivo acerca de su competencia para la gestión personal de la información.

Otro estudio llegó a una conclusión similar: los participantes demostraron una sensación de eficiencia en la gestión de la información personal; sin embargo, no logran aprovechar todas las posibilidades que ofrece el mundo digital. Dicho de otro modo, desconocen el verdadero potencial, pues piensan que realmente lo están haciendo bien. Estas conclusiones podrían extenderse entre parte del profesorado y otras profesiones basadas en el conocimiento.

Un estudio reciente concluye que hay factores que escapan al control individual de la gestión de la información, provocando un aumento de la ansiedad y frustración. Esta última también se debe a las dificultades en la acumulación y organización de la información. Ambas emociones son más comunes en mujeres que en hombres.

Antes de la eclosión de la Inteligencia Artificial (IA), ya disponíamos de múltiples herramientas para gestionar la información y el conocimiento. Varias las podrás encontrar en este artículo. Sin embargo, la IA promete jugar un papel crucial en este proceso.

Todavía es pronto, pero muchos tenemos claro que la gestión del conocimiento y la IA están cada vez más interconectadas. Son las dos caras de una misma moneda y muy probablemente estemos muy cerca de construir un verdadero y funcional cerebro digital o segundo cerebro. 

Guía de gestión de la información y el conocimiento

Paso 1: Define qué quieres crear

Para evitar divagar, es útil tener en mente el «para qué» necesitas una determinada información. No significa que todo lo que consumas deba tener siempre una meta final definida, pero en general, marcar un objetivo o propósito final te ayuda a no distraerte y a saber qué tipo de información te será más útil.

Es importante tomar conciencia de qué consumimos y para qué.

Por ejemplo, no es lo mismo preparar una entrevista de podcast que crear un artículo de blog, preparar un curso, una ponencia o un artículo para una revista científica.

El sistema que sigo lo adapto a lo que necesito que crear. Para facilitar su comprensión, imagina que quieres escribir un artículo de blog como los que publico en eduHacking.

Paso 2: Captura la información

Podemos llamar a esta etapa fase de exploración e investigación. La divido en dos grandes tipos de búsquedas:

A) Búsqueda general: Es útil cuando el tema es nuevo. Pueden servir libros de divulgación, Wikipedia, podcast, vídeos, blogs… Se trata de un primer vistazo que, entre otras cosas, ayuda a identificar a los referentes de esa temática, acceder a la bibliografía más utilizada y aprender los términos claves para posteriores búsquedas.

Perplexity es una de las herramientas IA que puedes utilizar en esta fase, siendo probablemente más útil que Google.

B) Búsqueda de literatura en artículos de revistas científicas: Una vez que se tiene cierto dominio sobre el tema, es imprescindible acceder a la información más contrastada y menos procesada. La divulgación científica tiene sus grandes virtudes, pero si quieres afinar bien debes ir a las fuentes originales.

Las estrategias y herramientas que utilizo son:

1. Alertas automáticas de temáticas o autores que sigo, por ejemplo, desde Scopus o Google Scholar. Estas notificaciones me llegan por correo y, si veo cosas interesantes, las guardo en una carpeta concreta en el gestor de correo electrónico.
2. Scispace y Consensus son dos de las novedades que utilizo desde hace unos meses. Sigo haciendo comparaciones, pero por el momento, me siento más cómodo con Scispace. Me permite acceder rápidamente a una selección de artículos de revistas científicas según lo que necesite encontrar. Además, puedo interactuar con estos estudios desde la plataforma gracias al uso de IA. Otra función muy interesante es que me ofrece la posibilidad de echar un vistazo general a los artículos según sus objetivos, muestra, método, conclusiones, etc. Es una especie de primer barrido y, si veo algo que me interesa, descargo el artículo completo para su posterior lectura a través de Zotero.
3. Búsquedas de artículos científicos desde Scopus con los términos clave de cada tema. Leo resúmenes y saco una lista muy selectiva de los que me pueden interesar. Una vez descargados, vuelvo a Scispace para proceder al análisis general de este listado y, en función de lo que vea, leo los artículos o los descarto. Scispace me permite, por un lado, hacer búsquedas y, por otro, filtrar antes de leer con más detalle los artículos. Al final, solo leo con detalle los estudios que más interesantes me resultan. Invierto más tiempo en tener un mayor alcance de lo publicado que en perderme en los detalles de unos pocos estudios. Recuerda que depende de lo que hayas decidido hacer en el paso 1.

Paso 3: Tomar notas

Este paso realmente se inicia también en paralelo con el paso anterior. Es una de las claves. Puedes utilizar varios sistemas para tomar notas, pero al final debes reunirlas todas en un mismo lugar o será un caos. En mi caso, utilizo Obsidian.

Tomar notas tiene su arte. Si anotas demasiada información, no te será de gran ayuda; tendrás que invertir trabajo extra en depurar esas notas. Tener claro qué quieres crear con esa información (paso 1) te ayudará en esta tarea de selección de información.

Afortunadamente, ya no es problema el formato o el dispositivo que utilices para leer y tomar notas. Para la organización de las notas y su posterior tratamiento, es más interesante que sean en digital. Sin embargo, algunos estudios consideran que es más beneficioso tomar notas a mano.

En mi caso, sigo ambos sistemas. Más otro que incorporé hace pocos meses que podría ser híbrido: tomar notas con un lápiz en la tablet. 

Mi consejo es que, si estás leyendo un libro, tomes notas en una libreta o folio. De esta manera, luego le puedes pedir a ChatGPT que haga la transcripción en digital. Si haces las notas en las páginas, luego no te queda otra que ir poco a poco pasándolas a lo digital si realmente buscas tener bien organizado todo tu conocimiento.

Lo que suele pasar es que, normalmente, esas notas quedan «atrapadas» en el libro y en la estantería.

Si usas Kindle para tomar notas y subrayados, debes saber que puedes sincronizarlos con Obsidian para que te aparezcan de manera automática. El día que descubrí esta opción, me cambió la vida. En otro artículo daré más detalles.

Puedes utilizar Glash para subrayados y notas de información que veas en blogs, webs, redes sociales, etc. Lo estoy probando desde hace pocas semanas. Más adelante, en próximos artículos, te daré mi valoración.

Los artículos que decido leer con más detalle los guardo en Zotero. Desde esta aplicación, voy haciendo anotaciones y subrayados. Posteriormente los paso de forma muy rápida a Obsidian.

Sigas el método que sigas para las anotaciones y subrayados, el objetivo es encontrar un equilibrio entre la eficiencia de aprendizaje y la gestión de la información. 

Paso 4: Producción de contenido

Completados los pasos anteriores, es momento de darle forma al contenido que quiero crear.

Siguiendo con el ejemplo de un artículo de blog, parto de una estructura habitual que me gusta seguir. Una vez que tengo el esqueleto, retomo mis notas concentradas en Obsidian. De esta manera, ya no vuelvo ni a los artículos científicos, ni al Kindle, ni a las posibles anotaciones en papel de libros. Además, escribo el borrador del artículo dentro de Obsidian. De esta manera, evito posibles distracciones y la pérdida de tiempo navegando por ficheros o carpetas desordenadas.

Una vez concluido el artículo, inicio el proceso de edición para expresar mejor las ideas, sintetizar el contenido, poner ejemplos y enlazar contenido relevante.

Actualmente estoy probando un GPT personalizado que me ayuda a mejorar la claridad, fluidez y la búsqueda de ejemplos. He configurado este GPT partiendo de mi estilo con artículos previos.

Mi objetivo con los artículos de blog es organizar ideas que puedan ser útiles para los demás. Para mí, escribir es una de las mejores maneras de mejorar el pensamiento. Por este motivo, este GPT es un revisor, no un escritor. Puede que él lo hiciera mejor y más rápido, pero yo no aprendería nada.