¿Alguna vez has calculado el tiempo que malgastas con los correos electrónicos mientras trabajas? ¿Te has planteado el tiempo que van a gastar otras personas leyendo tus correos? ¿Has tenido la sensación de llevar todo el día con correos electrónicos, acabar agotado y no sentirte productivo?
Para muchas profesiones, el correo electrónico es una parte esencial. Sin embargo, cometemos muchos errores que hacen que esta herramienta requiera más tiempo, atención y en definitiva, energía. Independientemente de tu profesión y el volumen de correos que recibas o envíes, necesitas un método que se ajuste a tus circunstancias y necesidades.
Si te sientes identificado ante esta situación, seguro que te puede interesar (y más si teletrabajas) evitar 5 errores para malgastar tu energía con el correo electrónico que te presento en este artículo. Además, indicaré las estrategias que hasta el momento yo voy utilizando para combatir errores comunes. Confieso que algunas me sigue costando aplicar siempre 🙂 Hace unas semanas escuché un interesante podcast sobre este asunto que también te puede ser de utilidad.
Antes, mira la primera hilera de letras de tu teclado del ordenador. QWERTYUIOP es según la Wikipedia el primer mensaje de correo electrónico enviado desde una red en el año 1971. Lleva más tiempo entre nosotros que Internet y es unos cuantos años mayor que yo… Mi cuenta de correo profesional de la Universidad de Murcia está activa desde 2005. Sin embargo, desde 2010 (al finalizar mis estudios de licenciatura) es cuando realmente comencé a utilizarla con mayor intensidad. Desde el principio la he utilizado para temas profesionales desviando el resto de asuntos al correo de Google.
Aunque he borrado algunos correos, no lo suelo hacer. Tengo 55583 correos en la bandeja de entrada y 15262 en la de salida. A dos minutos por correo (que siempre son más) de media, serían 98 días completos dedicados al correo electrónico. Esto sin contar los correos que van a la cuenta de Google con asuntos de compras, herramientas que utilizo, etc.
No sé tú, pero que en 10 años haya podido dedicar un mínimo de 98 días de mi vida al correo electrónico no es algo que me haga sentir especialmente bien. Aquí los principales errores que he detectado hasta el momento con algunas de las mejores estrategias que he ido adoptado progresivamente.
1. Pensar que atender al correo electrónico es trabajar
Como profesor de universidad, tengo muy bien diferenciadas las tareas que son importantes y me hacen mejorar de las que no lo son. El correo electrónico para mí no es trabajo, es útil y necesario para organizar mi trabajo. Y esto es lo primero que te puedes plantear aunque choque mucho.
El tercer hábito que Steve Covey describe en su libro «los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» es: «establecer lo primero lo primero». Si arrancas tu jornada de trabajo leyendo y respondiendo a correos muy probablemente te estarás moviendo más en las urgencias (casi siempre de otros) que en lo importante. Gastar nuestras limitadas energías a primera hora con el correo electrónico no parece que sea buena idea si quieres centrarte en lo importante y no urgente, es decir, lo que te hará mejorar o sentirte mejor.
2. No fijar un tiempo específico para gestionar el correo
El error anterior nos lleva al siguiente. Rara vez se me pasa un correo. No suelo tardar más de dos días en responder cada correo. Tampoco suelo solicitar que me reenvíen un correo (con lo que esto supone para la otra persona). Y te aseguro que no paso mucho tiempo con el correo abierto. Hay muchas maneras de asignar un tiempo para responder y escribir correos.
Te cuento como lo hago yo actualmente. Cuando estoy con el correo, estoy con el correo. En ese momento, eso es lo importante. Dedico normalmente uno o dos momentos al día (depende del momento de la semana o del año). El día anterior, fijo el o los momentos exactos en los que lo haré y lo dejo agendado como una tarea más. Esto lo hago todos los días de lunes a viernes, normalmente.
Hasta no hace mucho, intenté dedicar un momento para organizar los correos y otro para responder. Esta estrategia no me funcionó como esperaba. Por lo tanto, en esos momentos, primero organizo y seguidamente los respondo. Evito a toda costa que esta atención al correo sea durante las primeras tareas del día en las que soy más productivo. Tengo claro que es una pena gastar mi mejor energía en atender al correo.
Y siempre que sea posible, tampoco lo hago como última tarea de la jornada laboral porque es cuando más agotado voy a estar y la probabilidad de tomar peores decisiones o distraerme es mucho mayor.
3. No clasificar los correos recibidos
En el punto anterior decía que los organizo según prioridad, pero también por temática. Para ello utilizo carpetas. Es vital para luego recuperar correos anteriores de forma rápida y no tener que estar pidiendo al emisor que me lo vuelva a mandar. Cuido mi energía y respeto la de los demás siempre que puedo.
Para prioridad utilizo «hoy», «esta semana», «semana que viene» y «puede esperar». Todo depende del grado de urgencia e importancia que yo le doy. Cada viernes dedico un tiempo específico a revisar estas carpetas y mover los correos que sean necesarios.
También tengo carpetas por temáticas que pueden ir variando a lo largo del tiempo. Hay una que quisiera destacar. La que se llama «Trello». Utilizo esta herramienta para gestionar todas las tareas y cuando alguna tarea requiere rescatar un correo, previamente he enviado este a dicha carpeta. De esta manera, luego no pierdo tiempo en localizar el correo que necesito para realizar la tarea.
4. No pensar antes de escribir un correo
Escribir un correo requiere planificación. Parece exagerado decir esto, pero no hacerlo nos lleva a gastar mucho tiempo subsanando errores. A veces, estamos en modo automático en plan súper «productivos». A ver si te suena lo siguiente.
Son las 14:50, tengo 10′ más antes de irme a comer y decido aprovechar para mandar todos los correos posibles, sin pensar… Primero, ¿es necesario mandar ese correo? ¿Tengo claro qué quiero pedir? ¿Para cuándo? Es fundamental que dejemos (me incluyo) de mandar correos eternos: cuatro líneas para preguntar por el estado de toda la familia, seis líneas para introducir y «situar» el tema, cuatro líneas para explicar la tarea y dos líneas de despedida, con muchos abrazos, besos, all the best, regards y todo lo que se nos ocurra para cerrar. Y claro, todo con mucha poesía y mostrando nuestra filosofía de vida…
El correo si está pensado, debe arrancar directamente con lo importante (plazo y lo que pides). Debe ser breve (aquí me tengo que aplicar más, el correo no es el único canal de comunicación…), se indica claramente qué se pide, a quién y para cuándo. Se acaba de nuevo con lo importante, por ejemplo, recordando la fecha de entrega.
Utilizar guiones para dividir el correo ayuda, marcar con negrita lo importante también. Y por supuesto, es fundamental utilizar un buen asunto en el correo en el que se pueda ver claramente de qué va a ir ese correo. Por ejemplo: TFM – nueva versión.
5. Notificaciones + correo sincronizado en el móvil
Antes tenía configurado el correo electrónico en mi móvil. Esto es un peligro enorme. Cuando fui consciente empecé a quitar la sincronización los fines de semana. Después, por las tardes. Hace tres años quité de manera permanente la sincronización. Y hace dos años lo desinstalé.
Así evito la tentación de consultar el correo en los tiempos «muertos» y «liarme» con cosas que no tocan o no me convienen. Y lo que es peor, echar un vistazo un correo antes de ir a la cama ¡terrible! Como te puedes imaginar, las notificaciones de correos que van entrando son un auténtico desastre para tu gestión de tiempo, atención y energía. No me enrollo con esta idea, quítalas directamente y verás resultados inmediatos.
Un matiz con este asunto. Como decía anteriormente, separo claramente mis dos cuentas de correo de la universidad de la de GMAIL. Esta última sí la sigo teniendo porque me puede salvar de algún apuro. Pero como sé que ahí no entra nada de trabajo, no la reviso de manera diaria. Por lo tanto, no provoca ningún tipo de distracción. Evidentemente la tengo sin notificaciones, al igual que el resto de apps de mi móvil.
Últimas ideas
Cuando pienses antes de escribir tu correo, ten muy claro a quién va dirigido realmente. Valora mucho si es necesario poner a 10 personas en copia simplemente por «informarles» o lo que es peor, para que vean que estás trabajando y hacer una especie de rendición de cuentas.
Normalmente, alguien responderá a ese correo y comenzará una cadena de correos costosa de seguir y que probablemente varios de esos destinatarios dejen de seguir. Al final la tarea sin hacer y nadie sabe lo que se pedía y a quien… Si es necesario informar a varias personas utiliza la opción copia oculta, así las futuras respuestas no provocarán las temidas cadenas de correos. Y si no hay más remedio, indica muy bien en ese primer correo, qué tiene que hacer cada uno, para cuándo y quién debe responder.
Una vez que has planificado el correo que vas a escribir, adjunta lo primero de todo el archivo que dices que vas a adjuntar. Deja para el final del todo los destinatarios. Así evitarás errores de enviar correos a medias o lo que es peor, enviar ese correo a quién no debes y meter la pata.
Si partimos de la idea de que estar con el correo electrónico es organizar trabajo, es imprescindible tener nuestra agenda abierta. Correo que se responde o se envía con una fecha, tienes que apuntarla en ese momento en tu agenda o corres un riesgo importante e innecesario de perder esa fecha. Luego vienen los problemas…
Responder correos puede resultar incluso adictivo. Valora qué cosas son importantes para ti y el tiempo que no les estás dedicando. Luego analiza si el correo electrónico es una de esas cosa que te «roban» tiempo y energía casi sin ser consciente. Finalmente, pon en práctica algunas de las estrategias que te he ido contando y ve configurando y actualizando continuamente TÚ método, el que se adapte a tus circunstancias y evite cometer los clásicos errores. Eso sí, que no se conviertan en hábitos pasajeros.
